La passation du bureau sans rien perdre

Le moment où tout peut se perdre

L'assemblée générale vient d'élire un nouveau bureau. La présidente sortante a tenu l'association pendant six ans. Elle connaît les mots de passe, les contacts de la mairie, les habitudes de chaque famille. Le nouveau président, lui, arrive avec de la bonne volonté et une clé USB.

Une passation, c'est souvent là que l'association perd ses informations : des fichiers sur l'ordinateur de l'ancien trésorier, une boîte mail que plus personne n'ouvre, un compte dont personne ne connaît le mot de passe.

Avec Mon 3w, tout ce que le bureau utilise est déjà dans le QG. La passation se résume à changer qui y a accès.

Le président lance la passation

Dans le QG, l'onglet « Organisation » contient un bloc « Passation du bureau ». Seul le président en exercice peut la lancer : c'est une décision qui engage l'association.

Il choisit, parmi les adhérents, qui occupe chaque fonction : président, et si besoin vice-président, secrétaire et trésorier. Il indique la date de désignation, celle de l'assemblée générale. Avant de valider, une fenêtre récapitule tout : les noms, les adresses email, et la liste des membres de l'ancien bureau qui redeviennent de simples adhérents.

Seuls des adhérents majeurs peuvent être choisis.

Chacun prend sa place, à son rythme

Les nouveaux élus qui ont déjà un compte prennent leur fonction tout de suite.

Ceux qui n'en ont pas encore reçoivent une invitation par email, qui précise la fonction : « Vous êtes désigné(e) à la trésorerie de… ». Ils prennent leur fonction en acceptant l'invitation, valable 30 jours.

Point important : tant que le nouveau président n'a pas accepté, l'ancien reste président. L'association n'est jamais sans président, et n'en a jamais deux. Si l'invitation n'est pas acceptée dans les 30 jours, l'ancien président le reste.

Quand le nouveau président est en fonction, la Gazette de la semaine annonce le changement de bureau, ou un email dédié pour ceux qui l'ont choisi dans « Mes notifications ».

Les anciens redeviennent adhérents

Les membres de l'ancien bureau qui ne sont pas réélus redeviennent des adhérents comme les autres. Ils gardent leur espace membres, leurs convocations, leurs albums. Ils perdent seulement l'accès au QG.

Pas besoin de changer un mot de passe partagé ni de récupérer une clé : chacun a toujours eu son propre compte, et l'accès au QG suit simplement la fonction.

Une note pour le bureau suivant

Les nouveaux élus ont souvent besoin de choses qu'aucun écran ne montre : le contact de la personne qui gère le gymnase, le jour où la salle des fêtes doit être réservée, l'habitude de la galette des rois en janvier.

Le bloc de passation propose une note, réservée au bureau, où l'équipe sortante peut écrire tout cela. Elle reste là pour le bureau suivant, et celui d'après. Un rappel s'affiche : ne saisissez aucun mot de passe dans cette note.

L'historique des mandats

Mon 3w tient le tableau des mandats : qui a occupé quelle fonction, depuis quand et jusqu'à quand. C'est la mémoire de l'association, utile pour un anniversaire, une demande de subvention ou simplement pour savoir qui contacter.

Chaque ancien titulaire peut, s'il le souhaite, retirer son nom de ses mandats terminés depuis son espace.

La déclaration : Mon 3w vous la rappelle

Changer de bureau ne s'arrête pas à l'assemblée générale. Les changements de dirigeants doivent être déclarés au greffe des associations du département du siège, dans les 3 mois. La déclaration se fait en ligne, avec le service « Modification d'une association », ou par formulaire (service-public.fr, « Changements dans l'administration d'une association »). Les associations d'Alsace-Moselle suivent des règles différentes.

Mon 3w ne fait pas cette déclaration à votre place. Mais à partir de la date de désignation, il calcule la date limite et l'inscrit dans le calendrier du bureau. Il liste les dirigeants à déclarer, et envoie un rappel par email au bureau 30 jours avant l'échéance. L'échéance calculée est celle du cas général. Pour l'Alsace-Moselle, l'écran rappelle que la fiche de service-public.fr ne fixe pas de délai.

Depuis une assemblée générale en ligne

Si votre assemblée générale a voté en ligne avec Mon 3w, la passation est encore plus rapide. Une fois le vote clos, le bureau enregistre les élus. Le président clique sur « Préparer la passation », et le formulaire s'ouvre avec les noms déjà remplis. Il ne reste qu'à vérifier et confirmer.

Et si le président est injoignable ?

Il arrive qu'un président parte sans transmettre. Dans ce cas, l'équipe Mon 3w peut donner la présidence à la personne élue, après avoir vérifié le récépissé de déclaration du changement de dirigeants. Le bureau et l'ancien président sont prévenus par email. C'est une solution de dépannage, pour que l'association ne reste pas bloquée.

La page Abonnement suit aussi

Le nouveau trésorier peut changer la carte et l'email de facturation de l'abonnement depuis la page « Abonnement », sans voir l'ancienne carte. L'association ne dépend plus de la carte bancaire de l'ancien président.

En résumé

Avec Mon 3w, les informations de l'association ne partent pas avec l'ancien bureau. Le président choisit les nouveaux élus, chacun reçoit son accès, l'historique et la note restent, et la date de déclaration est rappelée.

Pour découvrir l'offre, rendez-vous sur la page Tarif. Pour en parler, réservez un appel découverte gratuit.

Source consultée le 20 octobre 2026 : service-public.fr, « Changements dans l'administration d'une association » (F34797).