Convocations, sondages et assemblée générale en ligne

« Qui vient samedi ? »

Tous les bureaux connaissent cette question. On la pose dans le groupe de messagerie, trois personnes répondent par un pouce, deux par un message, les autres ne disent rien. Le vendredi soir, personne ne sait combien seront là.

Mon 3w remplace ces questions éparpillées par trois outils simples : la convocation, le sondage et l'assemblée générale en ligne. Chacun a son usage, et chacun donne au bureau une réponse claire.

La convocation : présent ou absent

Une convocation part d'un événement publié : un match, une répétition, une sortie. Vous choisissez qui est convoqué, une ou plusieurs catégories, ou des adhérents précis, et vous pouvez fixer une date limite de réponse.

Chaque adhérent convoqué qui a un compte reçoit un email avec deux réponses possibles : présent ou absent. Pour ceux qui n'en ont pas, Mon 3w vous indique combien n'ont pas été prévenus. Pour un enfant, ce sont ses parents qui reçoivent l'email et qui répondent. On peut aussi répondre depuis « Mes convocations », dans l'espace membres, et changer d'avis jusqu'à la date limite ou jusqu'au début de l'événement.

De votre côté, vous voyez les réponses nom par nom. Pour ceux qui n'ont pas répondu, le bouton « Relancer les adhérents sans réponse » leur renvoie un rappel, sans écrire aux autres.

Si vos encadrants ont un accès, ils peuvent convoquer eux-mêmes leurs groupes. Le bureau n'est plus l'intermédiaire de chaque entraînement.

Le sondage : une question, quelques réponses

Pour choisir la date du repas de fin de saison ou la couleur du nouveau maillot, le sondage est plus adapté. Vous écrivez une question, de deux à six réponses, et vous choisissez à qui l'envoyer.

Un détail pratique : vous décidez si l'on répond une fois par compte, ou une fois par adhérent. Dans le second cas, un parent répond pour chacun de ses enfants.

Avant l'envoi, Mon 3w vous indique le nombre exact de personnes qui vont le recevoir, et vous demande de confirmer. Chacun répond d'un clic dans l'email, ou depuis l'espace membres. Vous voyez les résultats, puis qui a répondu quoi.

Un sondage reste un sondage : ce n'est ni un vote statutaire, ni un vote secret. Pour les décisions qui engagent l'association, il y a l'assemblée générale.

L'assemblée générale en ligne

Réunir tout le monde dans une salle n'est pas toujours possible. Quand vos statuts le prévoient, Mon 3w permet d'organiser le vote de votre assemblée générale en ligne.

Ce que disent les règles

La loi de 1901 laisse une grande liberté aux associations. Ce sont les statuts, et parfois le règlement intérieur, qui fixent les conditions de convocation, de vote et de quorum de l'assemblée générale (service-public.fr, « Instances dirigeantes d'une association »). C'est donc à vos statuts de dire si un vote en ligne est possible.

Mon 3w ne décide pas à votre place. Avant d'envoyer la convocation, le bureau doit cocher une case qui confirme que vos statuts prévoient le vote en ligne. Sans elle, rien ne part.

Comment ça se passe

Vous préparez l'assemblée dans l'onglet « Assemblée générale » : le titre, la date, le lieu ou le lien de visioconférence, l'ordre du jour et les résolutions à voter. Vous pouvez joindre des documents en PDF, comme le rapport moral ou les comptes. Si vos statuts prévoient un quorum, vous l'indiquez.

Vous choisissez aussi si seuls les adhérents à jour de cotisation peuvent voter.

Votent en ligne les adhérents majeurs dont le compte est activé. Un mineur n'a pas de compte : il ne vote pas en ligne, et ses parents ne votent pas à sa place.

Chaque votant reçoit un email, puis vote depuis son espace membres : « Pour », « Contre » ou « Abstention », pour chaque résolution. Il peut modifier son vote jusqu'à la clôture. Pour ceux qui n'ont pas encore voté, un bouton permet de les relancer.

Ce qu'il faut savoir avant de choisir

Le vote en ligne de Mon 3w n'est pas secret : le bureau voit qui a voté quoi, et chaque votant en est prévenu avant de choisir. Il n'y a pas non plus de procuration.

Pendant le vote, le bureau suit la participation et le quorum. Une résolution est indiquée comme adoptée quand les voix pour dépassent les voix contre et que le quorum, si vous en avez fixé un, est atteint. Si vos statuts prévoient une autre majorité, c'est elle qui compte, et l'écran vous le rappelle.

Après le vote

Une fois le vote clos, vous rédigez le texte du procès-verbal dans Mon 3w. Il se présente en page imprimable, avec l'ordre du jour, la participation, le quorum et les résultats.

Si l'assemblée a élu un nouveau bureau, vous enregistrez les élus. Le président peut alors préparer la passation en un clic, avec les noms déjà remplis.

Et pour tout le reste : annonces et Gazette

Pour une information qui n'attend pas de réponse, il y a l'annonce : un message du bureau, envoyé à toute l'association ou à certaines catégories, avec des pièces jointes si besoin. Elle reste ensuite lisible dans la rubrique « Annonces » de l'espace membres.

Et chaque dimanche soir, la Gazette résume la semaine par email : ce qui attend une réponse, les événements à venir, ce qui a été publié.

En résumé

La convocation pour savoir qui vient, le sondage pour demander un avis, l'assemblée générale en ligne pour voter quand vos statuts le permettent. Trois outils, des réponses claires, et moins de messages à relire.

Pour découvrir l'offre, rendez-vous sur la page Tarif. Pour poser vos questions, réservez un appel découverte gratuit.

Source consultée le 20 octobre 2026 : service-public.fr, « Instances dirigeantes d'une association » (F1121).