Encadrants et feuilles de présence

Ceux qui font vivre les séances

Dans une association, les encadrants sont en première ligne. L'entraîneur des moins de 13 ans, la professeure de l'atelier théâtre, l'animateur de l'atelier lecture du mercredi. Ils voient les adhérents chaque semaine, et ils ont besoin d'informations simples : qui est dans mon groupe, comment joindre les parents, qui était là la semaine dernière.

Souvent, ces informations circulent par messages, sur des listes imprimées ou dans la tête du secrétaire. Mon 3w leur donne un accès à eux, limité à ce dont ils ont besoin.

Un mot pour chaque association

Selon votre activité, on parle d'entraîneur, de professeur, de coach, d'animateur ou d'encadrant. Mon 3w vous laisse choisir le mot. Il est proposé d'après votre activité, et vous pouvez le changer quand vous voulez.

Désigner un encadrant

Dans l'onglet « Organisation » du QG, le bloc « Encadrement » vous permet de désigner vos encadrants et de leur confier une ou plusieurs catégories.

Deux cas se présentent :

• l'encadrant est aussi adhérent : vous choisissez sa fiche, et il utilise son compte habituel ;
• l'encadrant vient de l'extérieur, un intervenant ou un professeur rémunéré par exemple : vous saisissez son nom et son email, puis vous lui envoyez une invitation.

En activant son accès, l'encadrant extérieur s'engage à n'utiliser les informations des adhérents que pour l'encadrement des séances de l'association.

« Mes groupes » : juste ce qu'il faut

Une fois connecté, l'encadrant trouve dans l'espace membres une entrée « Mes groupes ». S'il n'est pas adhérent, c'est même la seule chose qu'il voit.

Pour chacune de ses catégories, il voit :

• les événements à venir ;
• la liste des adhérents, avec leur nom et leur email ;
• pour un enfant, l'email de ses parents.

Il ne voit pas l'année de naissance, le téléphone, les cotisations ni les accords photo. Il ne peut rien exporter. Et dès que vous mettez fin à son affectation, son accès s'arrête.

Côté familles, la page personnelle de chaque adhérent indique le nom de ses encadrants. Les parents savent à qui ils ont affaire.

Convoquer son groupe sans passer par le bureau

L'encadrant peut convoquer lui-même les adhérents de ses catégories à un événement : un match, une répétition, un stage. Avant l'envoi, une page lui indique le nombre de personnes concernées et lui demande de confirmer.

Il suit ensuite les réponses présent ou absent, et peut relancer ceux qui n'ont pas répondu. Le bureau, lui, n'a plus à faire l'intermédiaire pour chaque entraînement. Les événements de toute l'association restent gérés par le bureau.

La feuille de présence, sur téléphone

Le jour de l'événement, l'encadrant ouvre la feuille de présence depuis « Mes groupes ». Pour chaque personne convoquée, il coche « Présent » ou « Absent », puis il enregistre. La feuille se remplit très bien sur un téléphone, au bord du terrain ou en coulisses.

Il peut la remplir à partir du début de l'événement et jusqu'à 7 jours après. Le bureau, lui, peut la compléter ou la corriger à tout moment après le début de l'événement.

Les parents voient dans « Mes convocations » si la présence de leur enfant a été notée, pendant 30 jours. Aucun email n'est envoyé pour une présence : c'est une information, pas une alerte.

Les séances régulières aussi

L'entraînement du mardi n'est pas un événement qu'on publie sur le site. Pourtant, on veut savoir qui est venu. Si vous associez vos encadrants à un horaire régulier, ils peuvent ouvrir une feuille pour la dernière séance, depuis « Mes groupes ».

Ces séances restent internes. Elles n'apparaissent ni dans l'agenda du site, ni dans les emails aux familles.

Le contrôle d'honorabilité : un rappel, pas un fichier

Les associations sportives connaissent le contrôle d'honorabilité de leurs éducateurs bénévoles. Pour les bénévoles licenciés, les fédérations transmettent les données aux services de l'État, qui effectuent le contrôle (sports.gouv.fr, « Contrôle d'honorabilité »).

Mon 3w ne fait pas ce contrôle, et n'enregistre aucun résultat. Il vous aide seulement à ne pas l'oublier. Dans la fiche de chaque encadrant, vous notez la date à laquelle vous avez demandé le contrôle, l'organisme auquel vous l'avez demandé (votre fédération, les services de l'État pour un accueil de mineurs, ou un autre organisme), et si vous avez vérifié son identité sur une pièce. Un mois avant la date anniversaire de votre demande, Mon 3w vous rappelle qu'il est temps de la renouveler, dans le QG, dans le calendrier du bureau et par email. Ce rythme d'un an est un repère proposé par Mon 3w : la page de sports.gouv.fr citée plus haut n'indique pas de périodicité.

Quand un encadrant s'en va

Un encadrant perd son accès dès la fin de son affectation. Un encadrant extérieur passe alors dans la liste « Anciens intervenants » : vous pouvez supprimer ses coordonnées tout de suite, et Mon 3w les supprime de toute façon au bout d'un an.

En résumé

Un accès limité à leurs groupes, des convocations qu'ils envoient eux-mêmes, une feuille de présence sur téléphone et un rappel pour le contrôle d'honorabilité. Vos encadrants gagnent du temps, et les informations des adhérents restent protégées.

Pour voir ce que comprend l'offre, consultez la page Tarif. Pour en parler avec nous, réservez un appel découverte gratuit.

Source consultée le 20 octobre 2026 : sports.gouv.fr, « Contrôle d'honorabilité ».