Événements, réservations et covoiturage

Un événement, c'est beaucoup de petites questions

Un tournoi, un gala de danse, une représentation, une sortie à la montagne. Avant le jour J, il faut l'annoncer, savoir qui vient, parfois gérer des places. Le jour même, il faut que tout le monde arrive. Et après, on aimerait bien publier les résultats ou remercier le public.

Mon 3w rassemble tout cela autour d'une seule fiche : l'événement.

L'agenda de l'association, en ligne

Dans le QG, vous créez un événement avec sa date, son lieu et sa description. Une fois publié, il apparaît dans l'agenda de votre site public, et sur la page d'accueil parmi les prochains événements si vous avez choisi de les montrer.

Pour vous y retrouver, vous pouvez créer vos propres types d'événements, comme « Match U11 » ou « Repas de fin de saison ». Chaque type est rattaché à un genre : « Rencontre / compétition », « Représentation / spectacle », « Stage / formation », « Cohésion / convivialité », et quelques autres. Vos visiteurs filtrent ensuite l'agenda par genre pour ne voir, par exemple, que les spectacles.

Si un événement est annulé, vous l'indiquez dans sa fiche.

Les horaires et le lieu de l'association

Toutes les activités ne sont pas des événements. L'entraînement du mardi ou l'atelier du jeudi reviennent chaque semaine. Dans le QG, le lieu de l'association, à votre nom sur le plateau, rassemble vos adresses et vos horaires réguliers, catégorie par catégorie.

Vos adhérents les retrouvent dans la rubrique « Horaires » de l'espace membres. Un parent y voit directement les horaires du groupe de son enfant.

Par défaut, ces horaires restent entre vous. Si vous voulez les afficher sur le site public, une case le permet, et un message vous rappelle que les horaires d'un groupe d'enfants deviennent alors visibles de tous.

Des réservations, gratuites ou avec HelloAsso

Pour un spectacle, une conférence ou un repas, vous avez souvent besoin de compter les places. Dans la fiche de l'événement, la carte « Réservations » vous propose trois choix.

Pas de réservation. L'événement est simplement annoncé.

Une réservation gratuite sur votre site. Vous fixez le nombre de places et le maximum par personne. Les visiteurs réservent depuis la page de l'événement, qui affiche les places restantes, puis « Complet » quand tout est pris. Chacun reçoit un email de confirmation, avec un bouton pour annuler s'il ne peut plus venir.

Une billetterie HelloAsso. Si vous vendez des billets avec HelloAsso, vous collez l'adresse de votre formulaire. Le site affiche alors un bouton « Réserver sur HelloAsso ». Le paiement et les places se gèrent chez HelloAsso, comme d'habitude.

Pour les réservations gratuites, vous retrouvez la liste dans le QG. Le jour J, « Imprimer la liste d'entrée » vous donne une feuille avec les noms et le nombre de places, à poser sur la table de l'accueil. Et si vous devez annuler l'événement, les personnes qui ont réservé sont prévenues par email.

Pour les troupes : spectacles et répertoire

Les associations de théâtre, de danse ou de musique ont un besoin particulier : présenter leurs spectacles, et pas seulement leurs dates. Le module « Spectacles » vous permet de créer la fiche de chaque spectacle, avec son texte, son auteur, sa durée et une image, puis d'y relier ses dates.

Sur le site public, la page des spectacles sépare ce qui est « À l'affiche » du « Répertoire ». Chaque fiche montre les prochaines dates et celles déjà jouées. Vous pouvez même afficher la distribution, avec les rôles, pour les comédiens adultes qui ont donné leur accord.

Pour les sportifs : les résultats

Côté sport, le module « Le Podium » permet de publier les résultats de vos rencontres et compétitions. Vous rattachez un résultat à un événement, sous forme de score ou de classement.

La page publique des résultats ne montre que les résultats d'équipe, jamais le nom d'un enfant ou d'un adulte. Les classements individuels restent dans l'espace membres. Et chacun peut, depuis son espace, demander que son nom n'y apparaisse pas.

Le covoiturage entre familles

Dernier casse-tête avant un déplacement : qui emmène qui ? Dans l'espace membres, la rubrique « Covoiturage » permet d'organiser les trajets pour chaque événement à venir.

Un parent qui a de la place propose un trajet, avec son lieu et son heure de départ et le nombre de places. Un autre réserve une place pour son enfant. Une famille sans solution peut aussi signaler qu'elle cherche une place.

Les numéros de téléphone ne sont pas affichés à tout le monde. Le conducteur voit celui de la personne qui a réservé, le passager voit celui du conducteur, et c'est tout. Ces numéros sont supprimés après l'événement.

Le bureau n'a rien à faire : les familles s'organisent entre elles. Les avis du covoiturage arrivent par email, et chacun les règle dans « Mes notifications ».

En résumé

Un événement publié une fois, et tout suit : l'agenda du site, les réservations, la liste d'entrée, les résultats et le covoiturage. Le bureau garde du temps pour l'essentiel, préparer l'événement lui-même.

Pour découvrir ce que comprend l'offre, consultez la page Tarif. Pour en parler avec nous, réservez un appel découverte gratuit.