La Gare et le Café : faire vivre l'association au quotidien

Une association, ce sont aussi des liens

Une association ne vit pas seulement de ses séances et de ses assemblées. Elle vit des rencontres avec d'autres associations du coin, et des petites conversations entre adhérents : qui apporte les gâteaux, qui a retrouvé une gourde, qui connaît un bon kiné.

Mon 3w propose deux modules pour cela. La Gare, pour inviter d'autres associations. Le Café, pour discuter entre adhérents. Les deux sont facultatifs : vous les activez dans l'onglet « Modules » des paramètres, seulement s'ils vous sont utiles.

La Gare : inviter une autre association

Un annuaire entre bureaux

La Gare est réservée au bureau. Elle commence par un annuaire des associations qui utilisent Mon 3w et qui ont choisi d'y figurer. Chacune y indique sa ville. Vous y voyez son nom, son activité et le lien vers son site, et vous pouvez filtrer par ville ou par activité.

Votre association n'y apparaît que si vous le souhaitez, et vous pouvez en sortir à tout moment.

Un événement en commun

Vous organisez un tournoi, un festival, une soirée ? Depuis La Gare, vous invitez une autre association à votre événement. Son bureau reçoit un email, et répond depuis son QG : il accepte ou refuse.

Quand l'invitation est acceptée, l'événement apparaît aussi dans l'agenda de l'association invitée, avec la mention de l'association qui l'organise. Chez vous, l'événement indique avec qui vous le faites.

Chacun convoque les siens

Un point important : aucune donnée d'adhérent ne passe d'une association à l'autre. Chaque bureau convoque ses propres adhérents à l'événement commun, avec le bouton « Convoquer vos adhérents ». Vous ne voyez pas la liste des adhérents de l'autre association, et elle ne voit pas la vôtre.

Et si l'autre association n'utilise pas Mon 3w ?

Vous pouvez quand même l'inviter, avec son nom et son adresse email. Elle reçoit un email avec un lien vers une page qui présente l'événement et le site de votre association, sans avoir à créer de compte.

Le Café : discuter entre adhérents

Des fils de discussion, au bon endroit

Le Café se trouve dans l'espace membres. Il propose un fil de discussion pour toute l'association, et un fil pour chaque catégorie : les moins de 15 ans, le chœur, l'atelier du samedi.

Chaque adhérent voit le fil de l'association et ceux des catégories qui le concernent. Un parent voit ceux de ses enfants. Le bureau, lui, voit tous les fils.

C'est un espace simple : des messages en texte, sans fichier ni photo. Pour les photos, il y a les albums, avec leurs règles d'accord.

Les enfants protégés

Un enfant n'a pas de compte dans Mon 3w. Ce sont ses parents qui écrivent pour lui. Dans le fil de sa catégorie, leur message apparaît comme « Parent de » suivi du prénom de l'enfant. Dans le fil de toute l'association, un parent qui n'est pas lui-même adhérent apparaît seulement comme « Parent d'un adhérent ».

Les autres adhérents voient le prénom et l'initiale du nom de la personne qui écrit. Le bureau voit le nom complet.

Une modération par le bureau

Si un message pose problème, n'importe quel adhérent peut le « Signaler au bureau ». Le bureau voit le signalement dans son QG. Il peut supprimer le message, ou suspendre l'accès au Café d'une personne, puis le rétablir.

Pas de notifications à chaque message

Les groupes de messagerie ont un défaut : ils sonnent sans arrêt. Le Café ne fonctionne pas ainsi. Aucun email ne part à chaque message.

À la place, la Gazette du dimanche indique combien de nouveaux messages attendent dans chaque fil, sans en reprendre le texte. Chacun vient lire quand il le souhaite, et peut régler cette partie de la Gazette dans « Mes notifications ».

Des messages qui ne s'accumulent pas

Les messages du Café sont supprimés automatiquement douze mois après avoir été écrits. Le Café reste un lieu d'échanges du quotidien, pas une archive.

Pourquoi ne pas rester sur un groupe de messagerie ?

Rien ne vous y oblige, et beaucoup d'associations continueront d'en utiliser un. Mais le Café a quelques avantages : il est réservé à vos adhérents, les enfants n'y ont pas de compte, les fils suivent vos catégories, et quand une personne quitte l'association, elle n'y a plus accès. Personne n'a à penser à la retirer d'un groupe.

En résumé

La Gare pour organiser des événements avec d'autres associations, sans partager vos adhérents. Le Café pour discuter entre adhérents, avec des fils par catégorie, sans sonneries incessantes et sans compte pour les enfants. Deux modules facultatifs, à activer quand vous en avez envie.

Pour découvrir l'offre, rendez-vous sur la page Tarif. Pour en parler avec nous, réservez un appel découverte gratuit.