Pourquoi un site et un espace membres pour votre association

Les groupes de messagerie ne suffisent plus

Dans beaucoup d'associations, tout passe par un groupe de messagerie, une page sur un réseau social et quelques emails envoyés depuis la boîte du secrétaire. Cela marche, jusqu'au jour où l'information se perd. Le planning de la saison est noyé sous cent messages. Un parent n'a pas vu le changement d'horaire. Une personne qui voudrait s'inscrire ne trouve ni les tarifs, ni le moyen de vous écrire.

Mon 3w part d'une idée simple : séparer ce qui est public de ce qui est réservé à vos adhérents. D'un côté, un site que tout le monde peut voir. De l'autre, un espace membres où chacun retrouve ce qui le concerne.

Le site public : votre vitrine

Le site public, c'est l'adresse que vous donnez à la mairie, à un partenaire, à une famille qui cherche une activité pour ses enfants. Il est en ligne à l'adresse votre-nom.mon-3w.fr, ou sur votre propre nom de domaine si vous en avez un.

On y trouve :

• l'agenda de vos événements ;
• vos actualités ;
• les résultats de vos rencontres et de vos compétitions ;
• des pages libres pour présenter vos activités, vos horaires ou votre histoire ;
• un formulaire « Rester informé », pour qu'une personne intéressée vous écrive ;
• les mentions légales et la page de confidentialité.

Sous chaque actualité et chaque événement, un bouton « Partager » permet aux visiteurs de l'envoyer par WhatsApp, par email ou sur les réseaux. Vos adhérents deviennent vos meilleurs relais.

Si vous acceptez les adhésions en ligne pour la saison, le site affiche aussi un lien « Adhérer ». La personne remplit un formulaire, et sa demande arrive dans le QG du bureau, qui la valide ou la refuse.

Le référencement de base est fait pour vous : chaque page a son titre et sa description, sans réglage de votre part. Et l'onglet « Visites » vous montre combien de personnes passent sur le site et quelles pages elles lisent, sans cookie de suivi.

L'espace membres : ce qui ne regarde que vous

Tout ne doit pas être public. Les photos de la sortie de fin d'année, la convocation au match de samedi ou le sondage sur la date du repas n'ont pas leur place sur internet. Ils ont leur place dans l'espace membres.

Chaque adhérent qui a un compte s'y connecte avec son email et son mot de passe. La première chose qu'il voit, c'est une liste « À faire » : une convocation à laquelle répondre, un sondage ouvert, un accord photo à donner, une pièce du dossier qui manque, une cotisation à régler. Plus besoin de relancer chacun par message.

Selon les modules que le bureau a choisis, il retrouve ensuite :

• « Mes convocations », avec une réponse présent ou absent ;
• les « Sondages » et les « Annonces » du bureau ;
• les « Albums photo », ouverts seulement après que le bureau a confirmé qu'aucune personne sans accord n'y est reconnaissable ;
• l'agenda, les horaires et les résultats ;
• son « Espace perso », avec sa fiche, son attestation de paiement et ses réglages de notifications.

Pour les familles, un point compte beaucoup : un parent gère depuis son compte les fiches de ses enfants. Il répond aux convocations pour eux et donne ou refuse l'accord photo. Un enfant n'a pas besoin de son propre compte.

Moins de messages, et des messages mieux rangés

Chaque semaine, le dimanche soir, la Gazette résume par email ce qui attend une réponse, les événements des sept jours à venir et ce qui a été publié depuis la dernière fois. Une semaine sans rien de neuf, aucun email ne part.

Les membres qui le souhaitent peuvent aussi recevoir des notifications sur leur téléphone. Et chacun choisit, dans « Mes notifications », ce qu'il veut recevoir par email.

Résultat : le bureau publie une fois, au bon endroit. Chacun reçoit l'information, sans que personne ait à recopier le même message dans trois groupes différents.

Le bureau garde la main, sans technique

Derrière le site et l'espace membres, il y a le QG : l'espace de gestion du bureau. C'est là que vous publiez une actualité, créez un événement, envoyez une convocation ou suivez les cotisations. Il ne demande aucune connaissance technique : si vous savez écrire un email, vous savez publier une actualité.

Les données de l'association restent les vôtres. Le bureau peut exporter les adhérents et les cotisations de chaque saison dans un fichier pour Excel.

Et vous n'êtes pas seuls au démarrage : notre équipe prépare votre site avec vous, thème, couleurs, pages et premiers contenus. Ensuite, le bouton d'aide de votre espace de gestion nous envoie vos questions par email.

En résumé

Un site public pour vous faire connaître et accueillir de nouveaux adhérents. Un espace membres pour que chacun trouve ce qui le concerne, sans chercher. Un QG pour que le bureau gère tout depuis un seul endroit.

Pour voir ce que comprend l'offre, consultez la page Tarif. Si vous préférez en parler de vive voix, réservez un appel découverte gratuit : nous regardons ensemble si Mon 3w convient à votre association.