Le QG : piloter l'association sans tableur

Le tableur, la boîte mail et le carnet

Dans beaucoup d'associations, la gestion tient dans trois endroits. Un tableur pour la liste des adhérents, souvent en plusieurs versions. La boîte mail du secrétaire pour les demandes et les réponses. Et un carnet, ou la mémoire du président, pour les dates à ne pas oublier.

Ça fonctionne tant que la même personne s'en occupe. Le jour où elle part, ou simplement le jour où elle part en vacances, plus personne ne sait où en sont les choses.

Le QG de Mon 3w part de là : un seul espace, réservé au bureau, où tout ce que l'association suit est rangé au même endroit.

Un plateau, ou une vue classique

En ouvrant le QG, vous arrivez sur un plateau illustré : chaque bâtiment correspond à une partie de la vie de l'association. « Le Bureau » pour les adhérents, les catégories et les annonces. « Le Kiosque » pour les actualités. « La Salle des fêtes » pour les événements. « Le Studio photo » pour les albums. Selon votre activité, « Le Podium » pour les résultats ou « La Programmation » pour les spectacles.

Si vous préférez une présentation plus sobre, la vue classique affiche les mêmes informations sous forme de liste. Vous choisissez, et Mon 3w retient votre choix.

Vous n'avez pas besoin de tout. Dans les paramètres, l'onglet « Modules » vous laisse activer seulement ce qui sert à votre association : les événements, les actualités, les albums, les résultats, les spectacles. Une troupe de théâtre n'a pas les mêmes besoins qu'une association de football, et le QG s'adapte.

Ce qui attend une action se voit tout de suite

Le plus utile, ce sont les petites bulles qui apparaissent sur les bâtiments. Elles disent ce qui demande votre attention, et un clic vous emmène au bon écran :

• des demandes d'adhésion arrivées par le site, à traiter ;
• des noms à compléter dans vos fiches ;
• des convocations sans réponse, à relancer ;
• le prochain événement, avec « Aujourd'hui », « Demain » ou « Dans 3 jours ».

Quand rien n'attend, rien ne s'affiche. Vous savez d'un coup d'œil si la semaine est calme ou s'il y a du travail.

Les échéances du bureau, sans rien inventer

Le QG tient aussi un calendrier des échéances du bureau. Il reprend uniquement ce que vous avez déjà saisi : la date limite pour déclarer un changement de bureau après une passation, les pièces de dossier qui arrivent à expiration, les dates de la saison, les contrôles d'honorabilité de vos encadrants à renouveler.

Il ne crée pas d'obligation à votre place. Il vous rappelle ce que vous risquiez d'oublier.

La cloche : ce qui s'est passé depuis votre dernière visite

En haut de l'écran, une cloche affiche le nombre de nouveautés. Son panneau a deux onglets.

« Mon association » rassemble ce qui s'est passé chez vous : une nouvelle demande d'adhésion, un adhérent qui a activé son accès, une cotisation réglée en ligne, une demande de retrait de photo, une invitation reçue d'une autre association. Ces avis ne déclenchent aucun email supplémentaire : ils attendent simplement que vous passiez.

« Nouveautés Mon 3w » vous présente les améliorations de la plateforme, écrites par notre équipe.

Des gestes simples, et des confirmations au bon moment

Dans le QG, une modification s'affiche tout de suite. Si l'enregistrement échoue, l'écran revient à l'état précédent et vous prévient. Vous n'attendez pas devant une page qui charge.

À l'inverse, avant d'envoyer une annonce, une convocation, un sondage ou l'accès au site à plusieurs personnes, une fenêtre vous demande de confirmer. Un clic de trop ne prévient pas toute l'association.

Et si vous supprimez un contenu par erreur, il n'est pas perdu. Actualités, événements, annonces, albums, pages et spectacles passent par la « Corbeille », où ils restent 30 jours. « Restaurer » les remet en brouillon, sans rien republier ni renvoyer.

Les papiers de l'association au même endroit

Le QG garde aussi les documents officiels : statuts, récépissés, comptes rendus. Vous les déposez en PDF ou en image, et vous pouvez tous les exporter en un seul PDF, avec une page de garde et un sommaire. Pratique pour une demande de subvention, ou pour le nouveau bureau qui arrive.

Les documents que Mon 3w prépare pour vous, comme l'attestation de paiement ou le bilan de saison, portent le logo de votre association.

Et quand vous bloquez

Sur chaque écran, le bouton « Besoin d'aide ? » propose les tutoriels vidéo disponibles, puis un formulaire pour poser votre question à notre équipe. Elle arrive chez nous par email, et un membre de l'équipe vous répond.

En résumé

Le QG remplace le tableur, la boîte mail partagée et le carnet par un seul espace. Il montre ce qui attend une action, rappelle les échéances que vous avez saisies, et garde une trace de tout pour le bureau suivant.

Pour découvrir l'offre complète, rendez-vous sur la page Tarif. Pour voir le QG avec quelqu'un de l'équipe, réservez un appel découverte gratuit.