Adhésions et cotisations en ligne : saisons, demandes et relances

La rentrée du trésorier

Septembre arrive, et avec lui les fiches d'inscription. Il faut récupérer les coordonnées, noter qui a payé, par chèque ou en espèces, relancer ceux qui ont oublié, et répondre aux parents qui demandent une attestation pour leur comité d'entreprise.

Mon 3w ne fait pas le travail du trésorier à sa place. Mais il range tout au même endroit, et il se charge des relances.

Tout commence par une saison

Dans le QG, l'onglet « Cotisations » s'organise par saison. Vous cliquez sur « Ouvrir une saison », vous indiquez ses dates et ses tarifs. À partir de la deuxième, les dates et les tarifs de la saison précédente sont repris : vous corrigez seulement ce qui change.

Les tarifs suivent vos catégories. Vous fixez un montant par défaut, puis un tarif par catégorie si besoin : les moins de 12 ans, les adultes, l'atelier du jeudi. Et pour un cas particulier, une famille nombreuse ou un tarif solidaire, « Modifier le montant » change le montant de cette seule personne.

Les demandes d'adhésion arrivent par le site

Dans l'onglet « Adhérents », sous « Demandes en ligne », vous cochez « Accepter les demandes d'adhésion en ligne » pour la saison ouverte : votre site public affiche alors un lien « Adhérer ». La personne remplit un court formulaire. Pour un enfant, ce sont ses parents qui donnent leurs coordonnées.

La demande arrive dans le QG, dans l'onglet « Adhérents ». Vous cliquez sur « Traiter », puis :

• « Valider » crée la fiche, inscrit la personne à la saison et lui envoie un email de bienvenue ;
• « Refuser » supprime la demande, sans email.

Mon 3w vous signale les doublons possibles : une adresse déjà connue, un enfant peut-être déjà inscrit, une fiche aux mêmes nom, prénom et année de naissance. Vous gardez la décision.

Suivre qui a payé, d'un coup d'œil

L'écran des cotisations affiche cinq compteurs : les inscrits, ceux qui ont réglé, ceux qui restent à régler, le restant dû et le montant encaissé. Des filtres par état et par catégorie vous montrent, par exemple, qui n'a pas encore payé chez les adultes.

Quand un adhérent vous remet un chèque, un billet ou fait un virement, vous cliquez sur « Marquer réglée ». Vous indiquez la date et le moyen de paiement : espèces, chèque, virement, carte bancaire ou autre. En cas d'erreur, « Annuler le paiement » remet la cotisation à régler.

Le paiement en ligne avec HelloAsso

Si votre association a un compte HelloAsso, vous pouvez le relier à Mon 3w dans les paramètres. Vos adhérents voient alors, dans leur espace membres, un bouton pour payer avec HelloAsso sur leur adhésion.

Un point important : l'argent ne passe jamais par Mon 3w. Il va directement de l'adhérent au compte HelloAsso de votre association. Mon 3w vérifie le paiement auprès de HelloAsso, puis marque la cotisation comme réglée.

Les paiements en espèces, par chèque ou par virement continuent de se noter à la main, à côté.

L'attestation de paiement, sans la rédiger

Dès qu'une cotisation est réglée, l'adhérent trouve dans son espace un lien « Attestation de paiement ». C'est une page prête à imprimer, avec le nom de l'association, celui de l'adhérent, la saison, le montant, la date et le moyen de paiement.

Précision utile : ce document n'est pas un reçu fiscal, et il l'indique. Selon service-public.fr, une cotisation ouvre droit à une réduction d'impôt si l'association est d'intérêt général et que l'adhérent ne reçoit aucune contrepartie, directe ou indirecte (« Cotisations à une association »). Pour un cas précis, l'administration fiscale reste la référence. Mon 3w n'émet aucun reçu fiscal.

Les relances, sans gêne

Relancer un adhérent pour une cotisation, c'est rarement agréable. Mon 3w vous propose deux façons de le faire.

« Relancer les impayés » envoie, en un clic, un email à chaque adhérent qui n'a pas encore réglé et dont le compte, ou celui d'un parent, est activé. L'écran vous indique ceux qui n'ont pas encore de compte. Vous pouvez le faire une fois tous les 7 jours.

Vous pouvez aussi cocher « Relancer automatiquement les impayés ». Mon 3w envoie alors un rappel tous les 30 jours, à partir de 30 jours après le début de la saison et jusqu'à sa fin. La case est décochée à la première saison, puis votre choix est repris à la saison suivante : c'est vous qui décidez.

Le rappel reste sobre : il ne donne pas d'instructions de paiement. Il renvoie l'adhérent vers le bureau et vers son espace, où il retrouve le montant et, si vous l'avez relié, le bouton HelloAsso.

La saison suivante, en douceur

Quand vous ouvrez une nouvelle saison, Mon 3w envoie une invitation à renouveler aux adhérents de la saison précédente qui ont activé leur compte, dès que votre site est publié. Chacun confirme depuis son espace, avec « Je confirme et je renouvelle ». Vous n'avez plus à ressaisir les familles qui reviennent.

Vos chiffres restent les vôtres

À tout moment, « Exporter pour Excel (.csv) » vous donne la liste de la saison : noms, catégories, montants, paiements. Le fichier s'ouvre directement dans Excel, avec les dates et les montants au format français.

En fin de saison, le « Bilan de saison » rassemble vos effectifs, leur évolution par rapport à l'année précédente et les nouveaux adhérents. Vous y ajoutez votre propre texte, puis vous l'imprimez ou l'exportez.

En résumé

Une saison, des tarifs par catégorie, des demandes qui arrivent toutes seules, des paiements suivis et des relances envoyées pour vous. Le trésorier garde la main, sans passer ses soirées dans un tableur.

Pour voir ce que comprend l'offre, consultez la page Tarif. Pour en parler avec nous, réservez un appel découverte gratuit.

Source consultée le 20 octobre 2026 : service-public.fr, « Cotisations à une association » (F3175).